L’ordine nasce da una mappa sempre uguale, indipendentemente dall’app o dal dispositivo. Imposta una radice unica per i progetti su SSD esterno, memoria del tablet o NAS e dentro crea livelli prevedibili per anno, mese e progetto. Ogni progetto ha quattro sottosezioni fisse: “Originali” per i file ingestati dalla fotocamera o dal download, “Lavoro” per file in modifica, “Export” per le versioni consegnate e “Archivio” per materiali di riferimento. Su iPad e Android aggancia questa radice tramite l’app File o il selettore documenti, così tutte le app puntano allo stesso albero e non duplicano in cache private. Evita di spostare file tra app: lavora “in place” laddove possibile, lasciando che l’editor crei anteprime e cache nella cartella del progetto. Quando un lavoro è finito, congela la struttura senza rinominare nulla, in modo che i link nelle note o nei task restino validi anche a distanza di mesi.
Nomi e tag che spiegano tutto senza aprire i file
Un nome coerente è la ricerca più veloce che tu possa avere. Usa prefissi con data ISO, oggetto e versione, ad esempio “2025-09-17_brand-concept_v03.psd”. Per gruppi di asset adotta suffix leggibili come “_proxy”, “_final”, “_draft” e mantieni le varianti vicine nel filesystem. Su iOS applica i tag colorati di File per marcare stati come “Da fare”, “In revisione”, “Approvato”; su Android molte app di file manager e gallerie permettono etichette o parole chiave che restano indicizzate. Evita tag poetici e preferisci parole stabili: cliente, campagna, canale, formato. Per le foto mischia cartelle e metadati, lasciando in EXIF o XMP parole chiave coerenti con i tag di progetto, così le ricerche funzionano dall’app Galleria al desktop. Quando esporti documenti per la condivisione, incorpora nel nome le decisioni di formato, come “_1080p_h264” o “_A4_print”, e riduci l’ambiguità senza dover aprire i file.
Backup che non interrompono il lavoro: NAS, versioning e doppia copia
La regola è semplice: l’originale vive in “Originali”, il lavoro in corso in “Lavoro”, mentre la resilienza arriva da copie automatiche su NAS e da una seconda destinazione. Su mobile imposta l’app ufficiale del NAS perché carichi in background quando sei su Wi-Fi e in carica, con direzione a senso unico per evitare cancellazioni a catena. Attiva versioning e snapshot sulla cartella progetti, così un errore o un ransomware non distruggono la storia. In viaggio usa un SSD tascabile come prima copia e, quando rientri in hotel, replica sul NAS via rete locale o relay sicuro, lasciando al mattino la stessa struttura sincronizzata. Applica il principio 3-2-1 con pragmatismo: progetto sul dispositivo, copia su NAS, terza copia periodica su disco esterno o bucket cifrato. Una volta a settimana prova un ripristino di un singolo file partendo da un dispositivo “vergine”: verificare che il percorso di ritorno funzioni vale quanto fare il backup.
Meno duplicati, ricerche in secondi e consegne senza sorprese
I duplicati nascono quando cambi “sorgente ufficiale” a metà progetto. Decidi dove vive la verità—di norma nella cartella del progetto sul NAS o sullo stesso SSD—e tutto il resto sono collegamenti, scorciatoie o album virtuali. Per trovare al volo, usa ricerche salvate: su iPad crea smart folder per tag e suffissi, su Android salva query per data, tipo e parola chiave. Le app d’immagini e di video indicizzano in background: apri prima la radice del progetto e lascia terminare la scansione, poi lancia l’editor per evitare anteprime vuote. Per le consegne prepara un “pacchetto export” con naming pulito, verifica peso, durata e codec e chiudi con un breve file “README.txt” che riepiloga versione, note e checksum o almeno dimensioni; quando il lavoro passa di mano non servono ulteriori domande. Con questa disciplina minima—mappa fissa, nomi chiari, tag utili e backup automatici—i progetti scorrono più veloci, riduci errori e ritrovi tutto in pochi secondi anche in archivi molto grandi.
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